Regras de uso variam de acordo com a política da empresa, mas há limites legais e boas práticas que devem ser seguidos
O cartão corporativo é uma ferramenta cada vez mais comum nas empresas brasileiras. Utilizado por funcionários para cobrir despesas ligadas à atividade profissional, o recurso facilita a gestão financeira e traz agilidade às operações.
No entanto, o uso desse tipo de cartão requer atenção a regras específicas, tanto legais quanto internas, para evitar problemas de compliance, fraudes e gastos indevidos.
O que pode ou não ser pago com o cartão corporativo costuma gerar dúvidas, especialmente entre novos colaboradores ou em empresas que ainda não têm uma política clara sobre o tema. Embora as regras possam variar de acordo com a organização, há diretrizes gerais que ajudam a orientar o uso responsável do recurso.
O que pode ser pago com o cartão corporativo?
Em geral, os cartões corporativos devem ser usados exclusivamente para despesas diretamente relacionadas ao trabalho. Isso inclui, por exemplo, gastos com passagens aéreas, hospedagem em viagens a trabalho, alimentação durante compromissos profissionais, locação de veículos e compra de materiais para uso interno.
Além dessas despesas, é comum que o cartão seja utilizado para pagamentos de serviços contratados pela empresa, como ferramentas digitais, licenças de software, plataformas de gestão, inscrições em eventos corporativos e até pequenos reparos em escritórios ou unidades operacionais.
Algumas empresas também permitem o uso do cartão para transporte por aplicativo, alimentação em restaurantes e até cafés ou lanches em reuniões externas, desde que haja comprovação e justificativa. Nestes casos, é importante que o colaborador guarde o comprovante da compra e descreva o contexto do gasto, conforme orientação do setor financeiro ou de compliance.
O que não pode ser pago, mesmo em ambiente de trabalho?
Apesar da flexibilidade, o uso do cartão corporativo tem limites. Despesas de cunho pessoal não devem ser pagas com esse recurso, mesmo que realizadas durante o expediente. Isso inclui compras em supermercados, itens para uso doméstico, vestuário, entretenimento, presentes pessoais e qualquer outro gasto sem vínculo direto com as funções do colaborador.
Além disso, gastos não previstos na política interna da empresa, mesmo que tenham relação indireta com o trabalho, podem ser considerados inadequados. Por exemplo, a aquisição de equipamentos eletrônicos para uso fora da empresa ou despesas com familiares durante viagens corporativas são práticas que devem ser evitadas, a menos que haja autorização expressa da liderança.
Outra restrição importante envolve o uso do cartão em estabelecimentos que não emitem nota fiscal válida ou cuja transação não possa ser claramente identificada. A rastreabilidade é essencial para a prestação de contas, e o descumprimento dessa exigência pode gerar sanções disciplinares.
Políticas internas e prestação de contas
Cada empresa deve estabelecer uma política clara sobre o uso do cartão corporativo, especificando o que é permitido, quais são os limites de valores, quem pode utilizar e como deve ser feita a prestação de contas. A ausência de uma norma interna pode abrir margem para interpretações equivocadas e até fraudes.
Após o uso do cartão, é comum que o colaborador precise enviar os comprovantes fiscais, descrever o motivo da despesa e, em alguns casos, obter validação do gestor imediato. Esse processo ajuda a manter a transparência, facilitar auditorias e garantir que os recursos estejam sendo usados de forma responsável.
Uso consciente reflete a responsabilidade compartilhada
O cartão corporativo pode ser um importante aliado da gestão financeira, desde que utilizado com responsabilidade e dentro das normas da empresa. A clareza das regras, a comunicação entre áreas e a conscientização dos colaboradores são essenciais para garantir o uso adequado da ferramenta.
Ao seguir boas práticas e respeitar os limites definidos, as empresas conseguem agilizar seus processos, reduzir burocracias e manter a integridade de suas operações. Para o colaborador, agir com transparência e bom senso é a melhor forma de demonstrar profissionalismo e evitar problemas futuros.