Um dos medos que toda pessoa que administra uma empresa tem é ter clientes inadimplentes, principalmente para pequenas e médias empresas. Por isso, estudar sobre gestão de cobrança é tão importante.
Inadimplência é o não pagamento de uma conta ou dívida. E para evitar este problema, as empresas precisam acompanhar bem de perto os pagamentos de seus clientes, afinal, essa situação prejudica e muito a saúde financeira de qualquer negócio.
Se você se encontra nessa situação e precisa urgentemente aumentar a recuperação de crédito, continue a leitura e aproveite 8 dicas de como fazer uma gestão de cobranças eficiente e reduzir a inadimplência na sua empresa.
Entenda o que é Gestão de Cobrança
Como o próprio nome já diz, gestão de cobrança é a administração das faturas em aberto que seus clientes têm com a sua empresa.
Este controle é importante tanto para conseguir provisionar corretamente o faturamento que está para entrar no caixa, quanto evitar a inadimplência ou impedir cobranças em duplicidade.
Com essa organização, é possível ter uma melhor visibilidade e controle sobre:
- clientes com pagamentos pendentes;
- clientes com faturas em aberto, mas dentro do prazo de vencimento;
- clientes que não compram há algum tempo.
Olhando para o fluxo de caixa, a gestão de cobrança possibilita maior controle da situação econômica das empresas e é significativamente melhorado, já que os pagamentos são recebidos.
Esse dinheiro tem grande utilidade como capital de giro, permitindo o custeio das despesas e a aquisição dos recursos gerais necessários ao funcionamento, além de cumprir com os compromissos financeiros da empresa.
Dicas de como fazer uma gestão de cobrança eficiente
Mas não adianta pensar e montar uma gestão de cobrança se ela não for eficiente e bem controlada. Um só deslize pode botar tudo a perder.
E para te ajudar a evitar que isso aconteça, confira essas importantes dicas para montar e seguir com uma gestão eficiente.
1. Tenha uma régua de cobrança
Montar uma régua de cobrança é bem simples. Ela nada mais é que um fluxo de comunicações ao cliente até a quitação do débito para lembrá-lo das datas de vencimento.
Esta é uma importante ferramenta da gestão de cobrança, pois irá garantir um bom relacionamento com o seu cliente durante o processo. E para te ajudar ainda mais, algumas etapas são importantes para esta construção.
- Centralize os dados do seu cliente
- Entenda o canal de contato mais assertivo – e-mail; WhatsApp; SMS
- Crie uma lógica de como notificar –x dias antes do vencimento; no dia do vencimento; x dias de atraso
- Crie a mensagem que será enviada em cada notificação.
A régua de cobrança bem construída auxilia num maior engajamento do seu cliente e o ajuda a não esquecer dos prazos para pagamento.
2. Mantenha a base atualizada
Não adianta nada você montar uma régua incrível e seu cliente não receber a mensagem, certo?
A única forma de você evitar que a mensagem não chegue ao destinatário, é muito importante ter os dados sempre atualizados.
Por isso, certifique-se de que o email, número de telefone e até mesmo endereço estejam sempre em dia. É importante também ter o nome correto do destinatário, além de ser um pouco constrangedor chamar seu cliente pelo nome incorreto, te ajuda a direcionar à pessoa certa.
3. Personalize a mensagem
Evite frases clichês ou robotizadas. Saber personalizar a mensagem de cobrança em cada momento de aviso de vencimento é importante. Além disso, diferenciar as mensagens de acordo com o perfil de cada cliente também é interessante.
Assim, se comunicando de forma assertiva, você também consegue mais engajamento e responsabilidade na hora de o cliente honrar seus compromissos.
4. Utilize automação
Você pode até tentar fazer todos este controle à mão, mas tenha certeza que vai ser muito difícil. Hoje em dia, ferramentas de automação ajudam na gestão de cobrança sem cobrar caro por isso.
A praticidade e a assertividade é tanta que com certeza o investimento representará um valor baixo em relação ao retorno que isso causará.
5. Defina juros e multas
Quando um cliente deixa de efetuar o pagamento na data pré-acordada, este dinheiro deixa de entrar no seu fluxo de caixa, o que ocasiona uma série de problemas para que você e sua empresa também cumpra com seus compromissos financeiros.
Como forma de incentivo, se possível, defina uma porcentagem de desconto caso ele pague antecipadamente. Da mesma forma, você pode pré-estabelecer uma taxa de juro e multa para cada dia de atraso.
Agindo assim, caso seu cliente deixe de pagar em dia, você será recompensado por este atraso.
6. Respeite seu cliente
Cobrar um cliente não é uma tarefa fácil. É necessário entender que não necessariamente o cliente esqueceu de efetuar o pagamento ou não pagou porque não quis. Pode ser dificuldade financeira mesmo.
Por isso, respeitar o momento do cliente, entender sua necessidade e até oferecer alternativas para ajudá-lo a realizar o pagamento do boleto é importante. Jamais seja grosseiro ou abusivo.
7. Use um tom de lembrete
Para ter sucesso na hora de fazer cobranças, a mensagem precisa ter um tom de lembretes de vencimento. Assim como apresentado no tópico um, é preciso ter muito bem definida a periodicidade que serão enviadas os alertas.
Além de manter a comunicação mais assertiva, usando este tom você evita que seu cliente se sinta ofendido, principalmente pelo fato de que, pelo desenho da régua, você fará alertas antes mesmo de ele estar devendo.
8. Não faça exposição do seu cliente
Cuidado com a exposição de clientes inadimplentes, principalmente em redes sociais.
Dentro da lei, como cobrar um cliente sem constrangê-los? você evita o desconforto e até mesmo problemas judiciais, já que ele pode entrar com uma ação por difamação contra sua empresa.
E então, você conhecia estas dicas? Segui-las pode te ajudar a evitar uma série de aborrecimentos, confusões, esquecimentos ou até bagunça na gestão de cobrança da sua empresa.
Fique atento a eles e continue pesquisando informações de como agilizar ainda mais seu negócio, tornando o dia a dia de todos que trabalham nele ainda mais fácil. Compartilhe também nas suas redes sociais.